• تعريف اطلاعات پايه شامل چارت سازماني، جايگاهها، پست ها، کاربران، تقويم سازماني و ....

• تعريف محدوده عمليات هر کاربر و انتصاب سمت هاي مختلف به يک کاربر

• ايجاد و مشاهده کارتابل پيام، پيام هاي ارسالي، پيام هاي حذف شده به تفکيک کاربران

• تعريف دبيرخانه هاي متعدد و اطلاعات پايه هر کدام شامل انواع نامه، شيوه هاي ارسال، کليد واژه، انواع کار، انواع يادداشت اداري و تعيين مقادير پيش فرض قسمت هاي مختلف سيستم

• تعريف دفاتر انديکاتور مختلف به ازاي هر دبيرخانه و قالب شماره نامه (وارده، صادره، داخلي)

• تعريف اطلاعات پايه دبيرخانه شامل الگوهاي شماره گذاري، الگوهاي چاپ، موضوعات پر تکرار، انواع نامه، شيوه هاي ارسال، دفاتر بايگاني

• ثبت مشخصات نامه شامل تصوير، ضمائم، رونوشتها، سوابق و اطلاعات ارسال و دريافت

• قابليت کنترل کاربران دبيرخانه و دسترسي آنها بر حسب سطح دسترسي و امکانات سيستم

• گزارش عملکرد دبيرخانه بر حسب تاريخ هاي مشخص و گزارش دفتر انديکاتور

• امکان تفکيک محتويات کارتابل بر اساس انواع ورودي و خروجي و تفويض کارتابل به ديگران

• امکان جستجو در کارتابل بر اساس انواع ويژگي هاي ورودي ها

• امکان ارجاع يک ورودي به چندين پست و ارسال همزمان رونوشت هاي متعدد از آن

• امکان تعييين محدوده زماني و مهلت انجام کار و بازپس گيري ارجاع براي ارجاع دهنده

• امکان مشاهده چرخه ارجاعات ورودي هاي داخل کارتابل و دريافت گزارش از آن

• تعريف سطوح امنيت مکاتبات(عادي، محرمانه، سري) و انواع اولويت مکاتبات

• امکان نگهداري يک نسخه از مکاتبات ارجاع شده در بايگاني شخصي

• امکان درج نامه هاي عطف و پيرو، جهت تسهيل در پيگيري

• مشاهده درختواره گردش نامه باتوجه به دسترسي هاي مختلف

• تعريف جانشين و تفويض وظايف مشخص و درخواست نامه از بايگاني

• امکان به گردش انداختن نامه هاي بايگاني شده و تاييد الکترونيکي نامه

• تعريف چندين بايگاني در سيستم و شماره پرونده با فرمت دلخواه

 امکان بازگرداندن نامه جهت اصلاح و امکان ارسال يادداشت و ارسال فايل ضميمه