پویانمایی فرآیندها

هنگام تحلیل فرایندهای کسب‌وکار و تولید مدل‌های فرایندی، از نمادگذاری‌های گوناگونی برای این مدل‌ها می‌توان استفاده کرد که رایج‌ترین آن‌ها استاندارد (BPMN) است. این مدل‌ها برای نشان دادن تصویری تفصیلی شامل فعالیت‌های فرایند، جریان فرایند و رابطه‌ی متقابل این فعالیت‌ها و جریان‌های کاری ایجاد می‌شوند. ذینفع‌های درگیر در سازمان، تحلیلگران کسب‌وکار و بخش فناوری اطلاعات از طریق این مدل‌ها به بررسی گردش کار فعلی، مشخص‌کردن نیازمندی‌ها و کشف نحوه‌ی بهبود فرایندها می‌پردازند. ارائه‌ی وضعیت کنونی و کارهای انجام شده در خصوص فرایندها در قالب ارائه‌ی مدل‌ها برای ایجاد اجماع و ایجاد تفاهم بین طرف‌های درگیر برای بهبود فرایندها و طراحی مجدد آن‌ها امری حیاتی است. هدف از بخش اول این ارائه آموزش روشی برای اجرای یک نمایش قانع‌کننده و قابل فهم از فرایندها با استفاده از ابزار پویانمایی است. این ابزار با تحلیل جریان‌های فرایند، مدل BPMN را به یک پویانمایی تبدیل می‌کند که مخاطب می‌تواند حرکت و اجرای آن را کنترل کند و به این‌ترتیب مخاطرات ناشی از بدفهمی فرایندها در جریان بهبود آن‌ها کاهش می‌یابد و احتمال این‌که همه‌ی ذینفعان، فرایند را در اولین تلاش به درستی متوجه شوند افزایش خواهد یافت؛ که این باعث تصمیم‌گیری بهتر در جریان بازمهندسی و برنامه‌ریزی منابع می‌شود.

شبیه‌سازی فرآیندها

طراحی فرایندهای کسب‌وکارهزینه‌ی نسبتاً «کمی» لازم دارد ولی برای اجرا و پیاده‌سازی همین فرایندها هزینه بسیار کلانی در بلندمدت خواهد شد. درصورت نادرست بودن فرایندهای بهبودیافته، اجرا و آزمون آن‌ها در محیط سازمان مخاطرات زیادی به همراه دارد و می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند؛ بنابراین باید پیش از اجرای فرایند طراحی‌شده یا بهبود‌یافته، میزان کارایی آن را مورد بررسی قرار داد. ابزارهای شبیه‌سازی کامپیوتری از طریق آزمون کارایی در این زمینه به طراحان کمک می‌کنند. روش‌های شبیه‌سازی برای طراحان فرایند مشخص می‌کنند که تحت سناریوهای مختلف تعریف‌شده باید چه میزان هزینه‌ی مالی، زمان، نفرات یا منابع فیزیکی مانند دستگاه و اتاق و … به‌طور کمی برای هر فرایند سرمایه‌گذاری کرد. با استفاده از ابزار شبیه‌سازی، می‌توان اجرای فرایند را شبیه‌سازی کرد و میزان مصرف منابع مانند منابع انسانی، پول، وقت و دستگاه‌ها را در طی سناریوهای مختلف اجرای یک فرایند مطالعه کرد. سپس گلوگاه‌ها را در فرایند شناسایی کرد و اختلاف بین گزینه‌های موجود برای بهبود یا تغییر در فرایند را کمی‌سازی کرد؛ که همه‌ی اینها به مطالعه و اجرای بهبود فرایندها کمک می‌کنند.