به دنبال جهانی شدن بازارها، افزایش رقابت خارجی، کاهش موانع ورودی، بهینه‌کاوی شاخص‌های مالی شرکت‌ها در مقابل شرکت‌های دیگر، به امری ضروری تبدیل شده ‌است. سازمان‌ها برای حفظ مشتریان، تعامل با تأمین‌کنندگان، بهره‌وری بیشتر کارکنان و ارتقای مزیت‌های رقابتی، نیازمند شناخت رقبا، ابزار و مقایسه عملکرد خود در حوزه‌های مختلف کاری هستند. استراتژی‌های مختلفی برای بقا در میدان رقابت معرفی می‌شود. یکی از این راهبردها، شناخت بازار و نحوه عملکرد دیگر سازمان‌ها و الگوبرداری از رفتار آن‌هاست. بهینه کاوی دارای نگاه سنتی نیست بلکه در یک سطح جهانی و در بازارهای بین المللی صورت می‌گیرد و شرکت‌ها می‌توانند استراتژی خود را در سطح جهانی تعریف نمایند.
بهینه کاوی فرایند‌اندازه‌گیری محصولات، خدمات و فرآیندها در مقایسه با قوی‌ترین رقبا یا آن‌هایی است که به عنوان رهبران جهانی در زمینه کاری خود شهرت یافته‌اند. تعریف عملیاتی بهینه‌کاوی را می‌توان اینگونه بیان کرد که جستجو برای بهترین تجارب به منظور رهنمون شدن به بهترین عملکرد است. بهینه کاوی در سطح استراتژیک برای تعیین استانداردهای عملکرد بر اساس چهار اولویت ارضای مشتری، ارضاء و انگیزش کارکنان، سهم بازار و بازگشت دارایی‌های شرکت مورد استفاده قرار گرفته است.
بهینه کاوی در سطح عملیاتی نیز برای شناخت بهترین تجارب یا فرایندها به منظور کمک به دیگران در دستیابی به عملکرد در سطح جهانی مورد استفاده قرار گرفته است. اطلاعات حاصله به تنظیم برنامه‌های کسب و کار (به دلیل آنکه قابلیت دستیابی به استانداردها محرز گردیده)، و تعیین فعالیت‌های مشخص و منابع مورد نیاز بهبود عملکرد کمک خواهد کرد. هدف نه تنها منطبق شدن با سطوح عملکرد موجود، بلکه گذشتن از آن‌ها و تبدیل شدن به شرکتی در سطح جهانی، در زمینه‌هایی است که از مزیت رقابتی برخوردار باشند. این فرایند به دلیل نرخ بالای تغییرات در محیط کسب و کار، دائمی است و در نتیجه شاخص‌های بهینه به طور مداوم تعریف مجدد می‌شوند.

در مجموع، بهینه‌کاوی فرصتی عالی برای فراگیری سازمان از تجارب دیگران است. مانند تمام تجارب یادگیری، عواملی وجود دارند که موجب موفقیت یا خطا خواهند شد. به عنوان مثال، رضایت خاطر یا اطمینان بسیار بالا در مورد بخشی از یک سازمان به انجام موفقیت‌آمیز بهینه‌کاوی آن بخش‌ها کمک نخواهد کرد. به عبارت دیگر، روی دادن یک شوک می‌تواند سوال از خود و شک در مورد خود را که اغلب برای شروع رشد مورد نیاز است، برانگیزد. بحران ساخته شده و چالش نظرات تجربه‌ای سودمند است. به هر حال برای ترجمه‌ یک تجربه‌ی آموزشی سودمند به فعالیت‌های واقعی باید ساختار و فرایندی در محل وجود داشته باشد.
به غیر از درک چشمه‌های مقاومت در مقابل تغییر در یک سازمان و درگیر ساختن بازیگران کلیدی در تجربه بهینه‌کاوی، راهی برای سودمند و موثر کردن تلاش‌های بهینه کاوی وجود ندارد. مثال‌های زیادی از تجارب ناموفق بهینه‌کاوی، که در درک این پیش شرط اساسی دچار خطا شده‌اند، وجود دارد.
نمونه‌هایی از سطحی‌ترین شکل بهینه‌کاوی، هنگام بازدید از سایر سازمان‌ها توسط مدیران ارشد روی خواهد داد. چرا که آن‌ها مشاهده‌ای مستقیم و مثال‌هایی ملموس از آنچه قابل دستیابی است خواهند داشت. به رغم اینکه شرح و ابراز احساسات بازدیدهای بهینه‌کاوی می‌تواند به‌اندازه ماجراهای تعطیلات برای دیگران جالب باشد و چنین بازدیدهایی منبعی محرک از انرژی را مهیا سازند، در صورت عدم وجود ساز و کاری برای پیگیری و تقویت آن از طریق فرآیندهایی سیستماتیک، یادگیری از چنین بازدیدهایی می‌تواند بسیار کمرنگ باشد.
در اینجا ذکر این نکته شایسته به نظر می‌رسد که بهینه‌کاوی تحلیلی یکباره نیست. بهینه‌کاوی آگاهی نسبت به یک کسب و کار و چالش با روش‌شناسی‌های متداول آن را مهیا می‌سازد. استقرار نتایج بهینه‌کاوی و دستاوردهای آن وابسته به تمایل به تغییر و منطبق شدن با راه‌های جدید انجام دادن امور است