برای موفقیت در پیشبرد اهداف و برنامه‌های یک سازمان یا اجرای یک طرح یا پروژه، مانیتورینگ فعالیت‌های پیش‌بینی‌شده توسط رئیس، مجری طرح یا مدیر پروژه اجتناب‌ناپذیر است. در این راستا، دسترسی مدیران به گزارش‌های صحیح، اصولی و به‌موقع از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در کشورهای پیشرفته گزارش‌دهی و گزارش‌گیری نقش تعیین‌کننده‌ای دارد و به‌عنوان فن، ابزار و وسیله‌ی اصلی تنظیم چرخه‌ی کاری و بهینه‌سازی امور بخش‌های مختلف دولتی، نظامی و اداری تلقی می‌شود.

اولین ورودی برای بازخورد، نظارت، کنترل، بهینه‌سازی و رشد فردی و سیستمی در هر سازمانی داشتن گزارش‌های مناسب و قابل استناد است.

یکی از تفاوت‌های اصلی گزارش با سایر مستندات این است که گزارش، خبری از فعالیت است که عموماً در رده سازمانی از پایین به بالا منتقل می‌گردد؛ بنابراین گزارش می‌تواند وضیعت عملکرد یک بخش یا فرآیند را نشان دهد و همچنین پشتیبان تصمیم‌گیری رده‌های گزارش‌گیرنده باشد.

بهره‌برداری صحیح و نظام‌مند از فن گزارش‌نویسی و گزارش‌دهی برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت فوق‌العاده‌ای دارد و به مثابه یک شریان حیاتی، عامل پویایی و کارآمدی به شمار می‌رود؛ چرا که مدیران بر اساس داده‌ها و اطلاعاتی که از بخش‌های مختلف سازمان به دست می‌آورند، می‌توانند نگرش و بینش درستی به مسائل و مشکلات سازمان داشته باشند و برای حل مشکلات یا رشد سازمان، تصمیمات حیاتی در زمان درست بگیرند. از سوی دیگر، مدیریت دانش و انتقال تجربیات، یکی از مهم‌ترین مسائل موردتوجه در سازمان‌های بزرگ است که با ارائه گزارش‌های صحیح، دقیق، منظم و پیوسته می‌توان به این مهم دست یافت.