سخنران یا مدرس کلیدی ترین عامل در برگزاری وبینار است، چون حضار در مدت زمان برگزاری وبینار تصویر و صدای او را خواهند دید و شنید. برخی از مدرسین حتی با وجود تجربه بالا در سخنوری و انتقال مفاهیم، هنگام سخنرانی در وبینار دچار مشکل می شوند.

از آنجایی که معمولا این افراد در همایش ها و کارگاه‌های آموزشی همزمان با صدها نفر ارتباط چشمی دارند، زمانی که برای اولین بار می خواهند وبیناری برگزار کنند تا حدودی دچار استرس می شوند.

با توجه به تجربه در زمینه برگزاری رویدادهای آنلاین متفاوت چه برای کاربران وبسایت ایـ سمینار و چه برای سازمان ها و موسسات دیگر این مشکل به وضوح در مدرسین و سخنرانان دیده شده است. به همین خاطر تصمیم گرفتیم تجربه خودمان (که حاصل هزاران دقیقه برگزاری وبینار است) را در قالب ۱۵ نکته کاربردی در مورد اینکه چگونه تبدیل به یک سخنران موفق در وبینار شوید ارائه دهیم. ممکن است بگویید که من هیچوقت دچار مشکل نمی شوم، اما خواندن نکات زیر تنها ۵ دقیقه از وقت شما را می گیرد ولی به طرز خارق العاده ای بر رضایت مخاطبان و بهبود برند شخصیتان بعنوان یک سخنران حرفه ای وبینار تاثیر گذار خواهد بود.

فرض کنید برای اولین بار می خواهید یک وبینار برگزار کنید و از قضا سخنران آن وبینار نیز هستید، حالا چه باید کرد؟

نکته اول: یک دستیار آموزشی یا فنی یا حتی یک تیم برگزار کننده وبینار را در کنار خود داشته باشید

بدون تعارف مهم ترین نکته برای اینکه یک سخنران موفق در وبینار باشیم، آسوده خاطر شدن از مباحث اجرایی و فنی وبینار است. مادامی که از کیفیت برگزاری وبینارمان و پشتیبانی کاربران برای حضور در وبینار اطمینان حاصل نکنیم به هیچ وجه نمی توانیم وبینار موفقی را برگزار کنیم، حالا هر چقدر هم محتوای خوبی را برای وبینار آماده کرده باشیم و یا مهارت زیادی در سخنوری داشته باشیم.

زمانی که ما در ایسمینار مسئولیت برگزاری وبینار برای موسسات و سازمان ها را به عهده می گیریم از ابتدا تا انتهای وبینار در کنار سخنران هستیم و تمامی امور اجرایی و فنی را مدیریت می کنیم. ما با این کار دغدغه های فنی، پاسخگویی به مشکلات فنی احتمالی کاربران، استرس بارگزاری فایل و… را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهیم و در نتیجه سخنران می تواند با خیال راحت تمام تمرکزش را به ارائه محتوای وبینار و سخنرانی معطوف کند.

نکته دوم: محلی را برای سخنرانی انتخاب کنید که ساکت و اصطلاحا بدون سر و صدا باشد

اگر در اتاقی که هستید چندین نفر حضور داشته باشند و این افراد هرازگاهی با یکدیگر یا با تلفن صحبت کنند، تصور کنید چه اتفاقی برای وبینارتان می افتد. لطفا محلی را برای سخنرانی انتخاب کنید که بدون سر و صدا باشد.

نکته سوم: اینترنت و کیفیت اتصال را بررسی کنید.

مهمترین نکته مربوط به اینترنت و کیفیت اتصال شماست، زمانی که میخواهید از منزل و یا محل کارتان وبینار را برگزار نمایید. هر چقدر نرخ آپلود (دریافت) اینترنتتان بالاتر باشد، کیفیت دریافت مخاطبانتان و در نتیجه کیفیت وبینارتان بالا خواهد رفت.

نکته چهارم: مطمئن شوید که صدای شما بدرستی شنیده می شود.

حتما میکروفون خود را بررسی نمایید تا از صحت آن اطمینان حاصل کنید و مشکلی برای شنیده شدن صدای شما وجود نداشته باشد. چون اگر صدای شما واضح نباشد عملا وبیناری هم برگزار نخواهد شود، به همین خاطر هست که بر این مورد شدیداً تاکید می کنیم. دستیار یا تیم اجرایی در این امر به شما یاری خواهند رساند.

نکته پنجم: فایل‌ها و مستنداتی که می خواهید در وبینار نمایش دهید را حداکثر یک روز پیش از وبینار آماده کنید.

پس از آماده سازی فایل های آموزشی، قبل از برگزاری وبینار حتما برای دستیار یا تیم اجرایی خود جهت بارگزاری آنها در محیط وبینار، ارسال نمایید. مانند مابقی کارهایی که ما عادت داریم آن را به دقیقه ۹۰ واگذار کنیم لطفا در این مورد خاص از این عادت چشم پوشی کنید. هیچ موقع آماده سازی محتوا را به روز وبینار واگذار نکنید. ممکن است شما در طول روز کارهای دیگری داشته باشید و در نهایت زمان کمی را به آماده سازی فایل های وبینار اختصاص می دهید و استرس آماده سازی فایل ها تا حدی آرامش شما را بر هم می زند.

نکته ششم: یک سناریو مشخص برای اجرا و نمایش فایل هایتان داشته باشید.

سعی کنید محتوایی که قبلا آماده کرده اید چه فایل پاورپوینت باشد چه فایل ویدئویی و… را متناسب با زمان تعیین شده برای وبینار و مقتضیات وبینار و نیاز مخاطب دسته بندی نمایید از زیاده گویی یا کم گویی و حتی فشرده گویی جدا خودداری نمایید. همچنین یک سناریو مشخص برای اجرا و نمایش فایلهایتان داشته باشید. حتما قبل از برگزاری وبینار، این سناریو را با دستیار یا تیم اجرایی خود نهایی کنید.

نکته هفتم: یک ساعت پیش از شروع شدن وبینار آنلاین شوید.

هر جای دنیا، هر کجای ایران و در هر نقطه از شهر که هستید یک ساعت پیش از شروع شدن وبینار، آنلاین شوید و از دستیار یا تیم اجرایی خود نیز بخواهید که تست های لازم را مجددا با شما انجام دهد و هماهنگی های نهایی را با هم داشته باشید.

نکته هشتم: در حین برگزاری وبینار، سعی کنید تصویرتان (تصویر وبکم شما) وسط کادر باشد.

طوری بنشینید که چهره و تصویر شما وسط کادر باشد. نه کمی متمایل به چپ و نه کمی متمایل به راست، درست وسط کادر قرار بگیرید.

نکته نهم: در حین برگزاری وبینار، حتما تلفن همراه تان را خاموش یا در حالت سایلنت قرار دهید.

حتما در حین برگزاری وبینار، تلفن همراه تان را خاموش یا در حالت سایلنت قرار دهید. به هیج وجه با سایر کاربران چت خصوصی نداشته باشید و یا حتی با افراد اطراف خود با ایما و اشاره صحبت نکنید. در مواقع اضطراری بهتر است برای چند ثانیه صدا و تصویر خود را متوقف نمایید و از کاربران بابت این وقفه ایجاد شده عذر خواهی کنید.

نکته دهم: در زمان برگزاری وبینار و هنگام صحبت کردن به وب کم نگاه کنید.

در زمان برگزاری وبینار و هنگام صحبت کردن به زمین یا سقفی که بالای سرتان است نگاه نکنید،بیشتر مواقع (در صورت امکان اکثر مواقع) به وب کم نگاه کنید. زیرا با این کار می توانید حتی در وبینار با مخاطب تماس چشمی برقرار نمایید. مخاطبان این کار شما را به عنوان یک امتیاز مثبت و نشانه احترام تلقی می کنند.

نکته یازدهم: با کاربران تعامل داشته باشید.

در حین وبینار سعی کنید به بهانه‌های مختلف از طریق چت باکس یا بصورت صوتی با کاربران آنلاین ارتباط برقرار نمایید و آنها را به تعامل وادارید. وظیفه شما بعنوان ارائه دهنده آن است که کاری کنید کاربرانتان حتی یک دقیقه هم از جلوی لپ تاپ و یا تلفن همراهشان بلند نشوند. میخکوب کردن مخاطب با راهکارهای تعاملی که اجرا می کنید بر عهده شماست.

البته در پرسیدن سوال، دعوت کاربران به تعامل بیشتر و موارد این چنینی زیاده روی نکنید و کاسه صبر کاربرانتان را لبریز و از همه مهمتر وبینار را از بحث اصلی منحرف نکنید، زیرا در این صورت رشته کلام از دست شما در می رود و مباحث اصلی مطرح نخواهد شد.

نکته دوازدهم: زمانی را به پرسش و پاسخ اختصاص دهید.

همواره ده دقیقه یا یک ربع پایانی وبینار را به پرسش و پاسخ اختصاص دهید. نگذارید هیچ فردی بدون گرفتن پاسخ سوالش از وبینار خارج شود و اگر هم زمان به پایان رسیده است با در اختیار گذاشتن اطلاعات تماس خود می توانید افراد حاضر در وبینار را تشویق به برقراری تماس و پرسیدن سوال هایشان کنید.

نکته سیزدهم: در انتهای وبینار یک نظرسنجی آنلاین ایجاد کنید.

با این کار می توانید بازخورد کاربران را در مورد ارائه، محتوای وبینار و… دریافت نمایید تا از این اطلاعات در جهت بهبود عملکرد و محتوای وبینارهای آتی خود بهره بگیرید. مثلا ما در وبینار تیم سازی استارتاپ ها برای ارزیابی محتوا و مطالب ارائه شده نظرسنجی زیر را قرار دادیم.

نکته چهاردهم: گزارش کاملی از وبینار تهیه کنید.

پس از وبینار، از تیم اجرایی و یا ارائه دهنده سرویس وبینار خود بخواهید گزارش کاملی از حاضرین در وبینار، زمانهای اتصال، میزان تعامل و اطلاعاتی از این دست را در اختیارتان قرار دهند. همچنین بخواهید که لینک یا فایل آفلاین ضبط شده وبینار را در اختیار شما قرار بدهند تا در اسرع وقت برای کاربرانتان ارسال نمایید.

نکته پانزدهم: ارتباط خود را با مخاطبانتان حفظ کنید.

بعد از وبینار سعی کنید ارتباط خود را با مخاطبانتان حفظ کرده و از طریق کانال های اجتماعیتان با آنها در ارتباط باشید. مباحث مرتبط و تکمیلی وبینار را از طرق مختلف به دستشان برسانید و همواره یک نقطه تماس با آنها داشته باشید. اینکار به شما برای جذب مخاطب برای وبینارهای بعدیتان کمک شایانی خواهد کرد.

تبریک می گیم شما الان نکات لازم برای برگزاری یک وبینار موفق را در اختیار دارید، این که چه قدر از این نکات استفاده می کنید و چقدر رضایت کاربرانتان مهم است، تصمیمش با شماست.

نویسندگان: مارینا اوهانجانیانس، مانوئل اوهانجانیانس

©کلیه حقوق این مطلب متعلق به رسانه ایسمینار می باشد. هر گونه کپی برداری با ذکر منبع بلامانع است.