تمپلیت برنامه ریزی ، چگونه خیلی ساده برنامه ریزی کنیم
برنامه ریزی یک فرآیند حیاتی جهت فرم بخشیدن به زندگی در روزها و سال‌های آتی است. به قول بزرگی” برنامه ریزی همان آینده است که شما آن را به زمان حال آورده‌اید”حتی اگر تابه‌حال برای زندگی خود برنامه ریزی نکرده باشیم بازهم به‌خوبی می‌دانیم زندگی برنامه ریزی شده چه مزیتی نسبت به یک زندگی عادی دارد که فرد خود را به دست لحظات و اتفاقات سپرده است. در صورت برنامه داشتن این ما هستیم که زمان را به اختیار خود درمی‌آوریم و حوادث را می‌سازیم، از تمام لحظات به نفع اهدافمان استفاده کرده و زندگی را همان‌گونه که باید پیش می‌بریم.
اما متأسفانه بیشتر انسان‌ها راه یک برنامه ریزی درست و کاربردی را نمی‌دانند و ممکن است با برنامه ریزی اشتباه حتی مسیر را پیچیده‌تر کنند و از هدفشان فرسخ‌ها دورتر شوند؛ بنابراین تصمیم به داشتن یک پلن مشخص و یک برنامه ریزی در زندگی شخصی یا برنامه ریزی کاری مهم است اما چگونه چیدن این پلن از آن‌هم مهم‌تر است. در صورت آشنایی با الگوهای برنامه ریزی می‌توان از نتیجه‌بخش بودن آن مطمئن شد و از مسیر لذت برد، زیرا قطعاً مقصد نزدیک و در دسترس خواهد بود. در این مقاله سر تیترهای زیر را باهم مرور خواهیم کرد:
- مهارت تصمیم‌گیری پیش‌نیاز برنامه ریزی صحیح
- برنامه ریزی چیست؟
- عناصر برنامه ریزی موفق
- اصول برنامهریزی
- نکاتی که در برنامهریزی چراغ راه ماست
مهارت تصمیم‌گیری پیش‌نیاز برنامهریزی صحیح
پیش از برنامهریزی نیاز به تصمیم‌گیری داریم؛ بنابراین جهت تصمیم‌گیری نیاز به آگاهی و اطلاعات کامل از خود، محیط پیرامون، شرایط و هر آنچه به هدف موردنظرمان مربوط می‌شود داریم. تصمیم خوب زیربنای ساختمان شکیل برنامهریزی شماست. پس باید برای پی‌ریزی و تصمیم‌گیری مهارت کافی داشته باشید تا بتوانید به‌خوبی این ساخت‌وساز را مهندسی کنید.
تصمیم‌گیری حاصل انتخاب است. انسان در زندگی همواره با موقعیت‌های بی‌شماری مواجهه می‌شود که ناگزیر به انتخاب است. از انتخاب در مسائل ساده و روزمره همچون انتخاب اینکه با چای صبحانه نان و پنیر بخورد یا مربای شاتوت گرفته تا انتخاب‌های بزرگ و اساسی چون انتخاب رشته، شغل، شریک کاری یا زندگی و … تصمیم‌گیری فرآیندی است که گزینه‌های پیش رو را بررسی کرده و درنهایت یکی را انتخاب می‌کند. به کمک این فرآیند ما تصمیم می‌گیریم که کدام راه را برای رسیدن به مقصد انتخاب کنیم؛ اما وسیله رسیدن، ساعت حرکت، هم‌سفر و … چیزهایی است که باید در برنامهریزی مشخص‌شده و به آن پرداخته شود. تا وقتی در مهارت تصمیم‌گیری دچار مشکل باشید راهی که می‌روید جز به ترکستان ختم نمی‌شود.
برنامهریزی چیست؟
انسان ذاتاً موجودی نیازمند است و در تمام طول عمر خود به برطرف کردن انواع نیازهای مادی و معنوی خود می‌پردازد. یکی از مهم‌ترین نیازهای بشر، نیاز به رشد و توسعه فردی است؛ اما این موفقیت اتفاقی نیست و نیاز به تلاش و برنامه ریزی دارد. انسان اهداف خود را که بر پایه رفع نیاز شکل‌گرفته، مشخص می‌کند و از جایی که هست برای رسیدن به‌جایی که می‌خواهد باشد برنامه ریزی می‌کند. این برنامه ریزی باید دارای مراحل مشخص و به‌هم‌پیوسته باشد تا نهایت به هدف مشخصی منتهی شود.
برنامه ریزی فرآیندی است که با دستیابی به روش صحیح هدف گذاری پایان نمییابد؛ زیرا ما همچنان به برنامه ریزی در ابعاد دیگر زندگی و برای اهداف مختلف نیازمندیم. هر برنامه ریزی موفقی که به نتیجه دلخواه میرسد درواقع تجربه و مهارت انسان در برنامه ریزی را افزایش میدهد.
برنامهریزی نیاز به بررسی مداوم دارد به این معنا نیست که برای هدفی خاص برنامه بریزید و تا پایان برنامه را به همان منوال اولی پیش ببرید. شما میتوانید تا روز آخر هرروز برنامه خود را بازبینی کرده و در آن تغییراتی ایجاد کنید. برنامه شما همیشه نیاز به سامان‌دهی دارد.
شما میتوانید با توجه به شناختی که از خود، استعدادها و امکانتان دارید برنامهریزی کنید و یا در این زمینه میتوانید از افراد متخصص مشورت بگیرید درهرصورت این شما هستید که باید آن را پیش ببرید. گرچه برنامهریزی گروهی به‌گونه‌ای است که کل اعضا در فرآیند طرح برنامه و اجرای آن با یکدیگر شریک هستند.
یکی از بهترین فواید برنامهریزی این است که ذهن ما را هوشیار می‌کند و تقریباً نسبت به هر موقعیتی آگاهانه عمل می‌کنیم. در چنین شرایطی نسبت به فرصت‌ها نیز تیزبین شده و به‌راحتی آنها را از دست نمی‌دهیم زیرا به‌خوبی می‌دانیم که برخی فرصت‌ها فقط یک‌بار اتفاق می‌افتند.
داشتن برنامهریزی ما را نسبت به بیراهه و اشتباه واکسینه نمی‌کند زیرا بشر موجودی است که همواره انتظار خطا از او می‌رود ولی درواقع با برنامهریزی تعداد اشتباهات و عمق آنها را به حداقل می‌رسانیم؛ که همین مسئله نیز در زمان و انرژی صرفه‌جویی می‌کند.
عناصر برنامهریزی موفق
در پاسخ به پرسش چگونه برنامهریزی کنیم؟ باید گفت که پیش از هر چیز در مورد روش صحیح برنامهریزی و تکنیک‌های برنامهریزی به‌خوبی مطالعه کرده و اطلاعات و تجربیات مفیدی را کسب کنیم. باید بدانیم که یک برنامه ریزی درست برای داشتن پیکره کامل، عناصر مختلفی دارد و از قوانین خاصی پیروی می‌کند. شما به کمک برنامه ریزی اصولی در تمام زمینه ها همچون نگارش بیزینس پلن هم میتوانید موفق باشید.
- پیشبینی: برنامه ریزی باید شامل آیندهنگری باشد و با توجه به شرایط حال و فاکتورهایی که در اختیار است آینده را پیشبینی کند.
- تداوم: برنامه ریزی باید مداوم باشد. برای تداوم در این امر باید یاد بگیریم که حتی برای کارهای ساده و پیشپاافتاده نیز برنامه ریزی کنیم. هرگاه برنامه ریزی نیز چون دیگر عادات با زندگی ما عجین شود عنصر تداوم خودبه‌خود در آن جریان می‌یابد.
- انعطافپذیری: انسان موجودی غیرقابل‌پیش‌بینی است و همین ویژگی ذاتی کافی ست تا متوجه بشویم هیچ پیشبینی لزوماً صد درصد محقق نمی‌شود؛ بنابراین برنامه ریزی باید منعطف باشد تا در شرایط غیرمترقبه بتوان راهی جایگزین پیدا کرد.
و باید به طور خلاصه گفت که برنامه ریزی احتمال دستیابی به هدف را افزایش میدهد، امکان پیشبینی را فراهم کرده و در وقت و هزینه صرفه‌جویی می‌کند؛ بنابراین اتلاف وقت در این شرایط به حداقل میرسد. از منابع در اختیار به نحو احسن استفاده‌شده و امکان انطباق با شرایط متغیر را فراهم می‌آورد.
اصول برنامه ریزی
- زمان : هر برنامهای که دارید باید در ابتدا تخمین بزنید که چه مدتزمانی نیاز است تا به هدف برسید. برای مثال یک ماه یا دو سال و … به زمانی که در نظر گرفتهاید مقید، متعهد و پایبند باشید.
- مکان: ممکن است در برخی برنامه ریزیها نیاز به مکان خاصی داشته باشید برای مثال جهت برنامه ریزی برای سفر بهتر است مکانی را که در نظر گرفتهاید مشخص کنید.
- توانایی و امکانات: امکاناتی را که برای رسیدن به هدف نیاز دارید را مشخص کنید و اگر امکانات یا توانایی خاصی را در اختیار ندارید بررسی کنید که آیا می‌توان آن را فراهم کرد یا غیرممکن است؟
- محدودیتها: مسلماً در طول برنامهریزی با موانع و محدودیتهایی روبهرو خواهیم شد بسیاری از محدودیتها از همان ابتدا آشکارند اما برخی از این محدودیتها در طول زمان پیش می‌آیند لازم است آنها را بررسی و پیشبینی کرده و حتی در صورت امکان جایگزینی برای آنها تعیین کنید.
رعایت ۱۷ تمپلیت که در برنامهریزی چراغ راه ماست
- در برنامهریزی نه باید فقط به شرح کلیات پرداخت و نه باید جزییات را ریزبه‌ریز مشخص کرد این جز تکنیک های هک رشد نیز می باشد. افراط و تفریط در این زمینه ممنوع. هر آنچه از کلیات و جزییات را که لازم دارید نوشته و مشخص کنید. بهتر از پیش از کاری در مورد تکنیک‌های برنامهریزی و روش صحیح برنامهریزی اطلاعات مطالعه کرده و از مطالب علمی و تجارب دیگران در این حوزه استفاده کنیم.
- گاهی ممکن است در برنامهریزی خود با مشکلاتی مواجهه شویم، برای مثال ممکن است در پیشبینی محدودیتها اشتباه کرده و یا اصلاً برخی محدودیتها را پیشبینی نکرده باشیم. همچنین ممکن است برنامه ریزی ما بیش‌ازاندازه خشک و غیر منعطف باشد. لازم است با برخی تغییرات برنامه را تغییر دهیم و درصورتی‌که هیچ جای انعطافی برای آن باقی نگذاریم پیش برد برنامه امکان‌پذیر نمی‌باشد.
- ممکن است برنامه ما روی کاغذ بی‌نقص و کامل باشد اما درنهایت به هدفی که می‌خواهیم منجر نشود در چنین شرایطی قطعاً در اجرای برنامه مشکل به وجود آمده است. همان‌قدر که برنامه ریزی مهم است نحوه اجرای آن نیز اهمیت دارد.
- از آنجایی‌که کار از محکم‌کاری عیب نمی‌کند به شما توصیه می‌کنیم همیشه در جیبتان یک پلن B داشته باشید. منظور یک برنامه ریزی جایگزین است. این کار در حفظ انگیزه و زمان بسیار تأثیر دارد.
- مغز ما جوری عمل می‌کند که بسیاری از رفتارها را ناخودآگاه انجام میدهد بدون اینکه در مورد آنها آگاهی داشته باشیم. برای مثال مغز ما حتی برای کارهای کوچک و پیشپاافتاده هم برنامه ریزی دارد اما این عملیات این‌قدر سریع انجام می‌شود که خودمان متوجه نمی‌شویم. تابه‌حال دقت کرده‌اید که حتی برای یک چای ریختن ساده هم مغز برنامهریزی می‌کند؟ همه ما برنامهریزی می‌کنیم و از این قابلیت به‌صورت فردی برخورداریم اما آنچه موجب تفاوت بین ما می‌شود این است که برخی این مهارت را به‌صورت آگاهانه در خود تقویت می‌کنند و برخی دیگر به این توانایی خود اهمیتی نمی‌دهند.
- گاهی برخی افراد بیان می‌کنند که برنامهریزی مختص افراد و پروژه‌های مهم است درصورتی‌که این تفکر کاملاً اشتباه است. همه ما در زندگی خود مهم‌ترین فرد هستیم و داشتن برنامهریزی باعث پیشرفت و تقویت هوش هیجانی در ما می شود.
- عادت به برنامهریزی ذهن ما را از به هم‌ریختگی نجات داده و آن را یکدست می‌کند. با برنامهریزی به‌جای اینکه ذهن روی چندین موضوع تمرکز کند و درنهایت هم راهی نیابد یاد می‌گیرد که بر موضوعات مختلف به‌طور مجزا تمرکز کرده و آنها را به انجام برساند.
- از آنجایی‌که در برنامه ریزی محدودیتها و موانع را از پیش مشخص کرده‌ایم. هنگام بروز مشکل وقت ما برای غافلگیر شدن و یافتن راه‌حل هدر نمی‌رود و می‌توانیم انرژی و زمان خود را ذخیره کنیم.
- برنامه ریزی فرصتی برای شناخت نقاط ضعف و قوت خودمان است. ما در مرحله عملیاتی متوجه می‌شویم که چه کمبودها و ناتوانی‌هایی داریم آیا امکان رفع این نقاط ضعف وجود دارد و یا اینکه با کمک گرفتن از منابع دیگر می‌توانیم آنها را جبران کنیم.
- در برنامه ریزی باید نسبت به شرایط موجود آگاهی کامل داشته باشید در غیر این صورت به‌کلی برنامه ریزی را فراموش کنید. کسی که نمی‌داند در حال حاضر در چه شرایطی قرار دارد و از چه محدودیتها و امکاناتی برخوردار است مسلماً توانایی پیشبینی و پیش برد اهداف را نخواهد داشت. برنامه ریزی باید بر یک بستر روشن و واقعی ساخته شود در غیر این صورت محکوم‌به شکست خواهد بود.
- هرروزی که چشم باز می‌کنید به معنای فرصت جدیدی است که زندگی در اختیار شما قرار داده و باید به نحو احسن از آن استفاده کنید. آن روز روز شماست و باید خودتان آن را بسازید در غیر این صورت دیگران تصمیم می‌گیرند که چگونه روزتان را سپری کنید.
- برنامه ریزی به معنای محدودیت یا شکنجه نیست. برخی فکر می‌کنند با داشتن برنامه ریزی، تمام‌وقت را باید به کارهای خسته‌کننده و سخت بپردازند درصورتی‌که با برنامهریزی اتفاقاً وقت آزاد بیشتری خواهید داشت و همین‌طور بهتر و باکیفیت‌تر از وقت‌های آزاد خود استفاده می‌کنید.
- برای خودتان برنامهای را طراحی کنید که از پس انجام آن بربیایید اگر قرار باشد برنامهریزی شما پر از کارهای خسته‌کننده و سخت باشد از همان ابتدا انتهایش معلوم است، پس از چند روز بی‌خیالش می‌شوید. برنامه باید شامل کارهای لذت‌بخش هم بشود. حتی برای تفریح و استراحت خود نیز برنامهریزی کنید و آن را لابه‌لای برنامه کاری یا شخصی‌تان بگنجانید.
- اگر در برنامه روزانه یکی از کارها را انجام ندادید اشکال ندارد، فرصت جبران برای خود قائل شده و از ادامه آن مأیوس نشوید. از برنامهریزی برای خودتان پادگان نسازید.
- برنامه خود را مکتوب کنید از آمار ها و اینفوگرافیک استفاده کنید و هر شب‌کارهای انجام داده را تیک بزنید. حتی میتوانید انتقاد یا پیشنهادی که نسبت به عملکردتان در آن روز دارید، در قسمت انتهایی آن بنویسید.
- قانون ۸۰ /۲۰ پارتو را فراموش نکنید این قانون به ما می‌گوید که هشتاد درصد موفقیت‌های ما تنها حاصل بیست درصد کارهایی است که انجام می‌دهیم؛ بنابراین موفقیت یک داستان افسانه‌ای و تخیلی نیست. با کمی سروسامان دادن به برنامه و کارهای روزانه می‌توانیم به موفقیت دست پیدا کنیم.
- در برنامه ریزی خود کارهای سخت‌تر را در اولویت انجام قرار دهید. چون کارهای سخت به‌طور عادی انرژی بر هستند اگر آنها را به آخر وقت موکول کنید، دیگر انجام دادنش کار حضرت فیل است.
برنامهریزی قرار نیست شما را خسته و ملول کند، قرار است راهی جهت دستیابی به موفقیت باشد هرکجا که دیدید خسته هستید کمی در کنار جاده توقف کنید و سپس باانرژی مضاعف به راهتان ادامه دهید. اگر این خستگی ادامه‌دار بود پس حتماً یک جای کار می‌لنگد، آن را بررسی کرده و نواقص را رفع کنید.
برخی سوالات رایج
عناصر برنامهریزی موفق کدام است؟
برنامه ریزی چه اصولی دارد؟
